Olhe o papelzinho que o caixa do supermercado entrega. Ele tem um QR Code e uma sequência enorme de números. Aquilo não é a nota fiscal. É só um "retrato" dela. A nota de verdade é um arquivo de computador que, antes mesmo de você sair da loja, já viajou até a Secretaria da Fazenda do seu estado, foi conferido, recebeu um "ok" e ficou guardado lá. Veja o que acontece nesses segundos.
A viagem de uma nota fiscal eletrônica
A loja registra o que está vendendo, para quem, por quanto e com quais impostos.
O sistema da empresa monta um arquivo de dados com tudo isso, num formato padrão chamado XML.
A empresa "assina" o arquivo com o seu certificado digital. Isso prova quem emitiu e trava o conteúdo.
O arquivo vai pela internet até a Secretaria da Fazenda do estado, que confere tudo automaticamente.
Se estiver tudo certo, a SEFAZ devolve a "Autorização de Uso". Só a partir daí a nota vale.
A nota fica disponível também para a Receita Federal e outros órgãos que precisam dela.
Recebe o papel (ou o arquivo) com a chave de acesso e o QR Code para conferir.
O sistema foi criado em conjunto pelas Secretarias de Fazenda dos estados e pela Receita Federal, a partir de um acordo de 2005. Em dezembro de 2010, a implantação obrigatória em todo o país foi concluída.
NF-e, NFC-e e NFS-e: qual é qual
| Sigla | Nome | Para quê | Quem autoriza |
|---|---|---|---|
| NF-e | Nota Fiscal Eletrônica | Venda e transporte de mercadorias, principalmente entre empresas | SEFAZ do estado |
| NFC-e | Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica | A nota do dia a dia, no comércio, para o consumidor final | SEFAZ do estado |
| NFS-e | Nota Fiscal de Serviços Eletrônica | Serviços, como conserto, consulta ou aula | Prefeitura (existe também um padrão nacional) |
A lógica é a mesma nas três: um arquivo digital, assinado e autorizado por um órgão público. A diferença é o tipo de operação e quem cobra o imposto: sobre mercadorias, o estado; sobre serviços, o município.
O que tem dentro da nota
O arquivo XML carrega, em campos padronizados, tudo o que interessa ao fisco:
- quem vendeu e quem comprou (com CNPJ ou CPF);
- cada produto, com código, quantidade e preço;
- os impostos de cada item;
- data, forma de pagamento e, quando for o caso, o transporte;
- a assinatura digital de quem emitiu.
A assinatura digital: o lacre que ninguém consegue abrir
A empresa tem um certificado digital, uma espécie de "carimbo" eletrônico emitido por uma certificadora autorizada. Ao assinar a nota, o sistema faz um cálculo matemático com todo o conteúdo do arquivo. Se alguém mudar uma vírgula depois, como o preço ou a quantidade, a assinatura deixa de bater, e qualquer sistema percebe na hora.
É por isso que uma NF-e não é o mesmo que um PDF. Um PDF qualquer pode ser editado e ninguém sabe. A nota eletrônica tem validade porque junta duas coisas: a assinatura digital da empresa e a autorização de uso da SEFAZ. Um PDF sem esse registro na Fazenda não vale como nota.
A chave de acesso: 44 números que contam uma história
Cada nota recebe uma chave de 44 dígitos, única no país. Ela não é um número aleatório. Separada em partes, ela diz:
| Parte | Dígitos | O que informa |
|---|---|---|
| Estado | 2 | O código da unidade da federação (35 é São Paulo, por exemplo) |
| Ano e mês | 4 | Quando a nota foi emitida |
| CNPJ | 14 | Quem emitiu |
| Modelo | 2 | 55 para NF-e, 65 para NFC-e |
| Série e número | 3 + 9 | A numeração da nota na empresa |
| Tipo de emissão | 1 | Se foi emitida normalmente ou em contingência |
| Código numérico | 8 | Um código gerado pelo sistema da empresa |
| Dígito verificador | 1 | Uma conta que detecta erro de digitação |
Com essa chave, qualquer pessoa pode consultar a nota no Portal Nacional da NF-e ou no site da SEFAZ do estado.
O DANFE: o papel que acompanha a mercadoria
DANFE quer dizer Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. É uma representação simplificada da nota, em papel ou PDF. Ele tem duas funções: mostrar a chave de acesso, para quem quiser consultar a nota de verdade, e acompanhar a mercadoria durante o transporte. Um caminhão parado na fiscalização mostra o DANFE, e o fiscal confere a nota pela chave.
No comércio, o papel que você recebe é o DANFE da NFC-e, com o QR Code. Apontar a câmera do celular para ele abre a consulta da nota no site da SEFAZ.
Quando a SEFAZ diz "não"
A conferência é automática e rápida. Se algo estiver errado, como um CNPJ inválido, um campo mal preenchido ou uma assinatura que não bate, a SEFAZ devolve uma rejeição, com um código e o motivo. A nota não passa a existir para o fisco. A empresa precisa corrigir o problema e enviar de novo.
Existe um caso mais sério, a denegação: quando a situação cadastral do emitente ou do destinatário está irregular. Aí a nota fica registrada como denegada e não pode ser usada.
E se a internet da loja cair?
Este é o momento que o sistema precisa resolver sem travar o comércio. Existem planos B, chamados de contingência:
- No comércio (NFC-e): a loja pode emitir a nota "off-line", imprimir o papel com o QR Code e entregar ao cliente. Depois, quando a conexão voltar, precisa enviar o arquivo para a SEFAZ, em geral em até 24 horas. Se você consultar o QR Code antes disso, o site avisa que a nota foi emitida em contingência e o prazo para ela aparecer.
- Entre empresas (NF-e): se a SEFAZ do estado estiver fora do ar, a nota pode ser autorizada por servidores reserva (os chamados SVC), mantidos pela Receita Federal ou pela SEFAZ do Rio Grande do Sul, ou impressa em formulário de segurança especial para ser regularizada depois.
O tipo de emissão fica marcado na própria chave de acesso, naquele único dígito. Assim, qualquer um sabe que aquela nota nasceu em contingência.
Como conferir uma nota
- Pelo QR Code da nota do comércio: aponte a câmera do celular.
- Pela chave de acesso: digite os 44 números no Portal Nacional da NF-e (nfe.fazenda.gov.br) ou no site da SEFAZ do estado.
- Confira os dados: emitente, valor e produtos precisam bater com o que você comprou.
Se a nota não aparecer e não for um caso de contingência, desconfie. Uma nota que não está na Fazenda não tem valor.
O mesmo princípio de "arquivo conferido em tempo real por um sistema central" aparece em outros serviços do dia a dia. Veja como funciona o Pix, o que acontece quando você paga com Pix por aproximação na maquininha e como funciona a conta gov.br.
Perguntas frequentes
É a Nota Fiscal Eletrônica: um arquivo digital, assinado pela empresa e autorizado pela Secretaria da Fazenda do estado, que registra uma venda de mercadorias. Ela existe apenas em formato digital.
A NF-e é para mercadorias e é autorizada pelo estado. A NFS-e é para serviços e é autorizada pela prefeitura.
Não. O DANFE é só uma representação simplificada da nota, com a chave de acesso. A nota de verdade é o arquivo digital autorizado pela SEFAZ.
Digite os 44 números da chave no Portal Nacional da NF-e ou no site da SEFAZ do estado. No caso da nota do comércio, basta ler o QR Code com o celular.
Sim, em contingência. No comércio, a nota é emitida off-line e enviada à SEFAZ depois, em geral em até 24 horas.
